КАК МЫ ИСПОЛЬЗУЕМ ВАШИ ДАННЫЕ
КАК МЫ ИСПОЛЬЗУЕМ ВАШИ ДАННЫЕ
Информационное письмо нотариального бюро
Бономо Франколи, лично и с помощью
компании по услугам "DAFA SERVICE S.R.L."
ст. 13 Норм ЕС № 679/2016 GDPR (Общий регламент по защите данных) и ст. 131 Законодательного декрета № 196/2003 Кодекс в области защиты личных данных (так называемый Закон о конфиденциальности)
текст подготовлен Национальным советом Нотариата
Нотариус является государственным должностным лицом, выполняющим функцию гарантии и беспристрастности; обязанностью которого является официальное заверение актов между частными лицами и содержащейся в них информации, чтобы любой мог на них положиться. Вместе с тем, нотариус обеспечивает контроль за законностью актов и квалифицированную юридическую помощь, направленную на достижение заключаемыми актами, в рамках дозволенного, желаемого Сторонами результата.
Сбор данных
Для выполнения своих функций нотариус должен использовать некоторые данные, касающиеся Вас и любых других заинтересованных сторон. Речь идет о личной и/или имущественной информации, которая будет обрабатываться как электронным, так и ручным способом. Информация может быть предоставлена непосредственно Вами или другими заинтересованными лицами, или же может быть получена у третьих лиц, чаще всего, при обращении в архивы, преимущественно принадлежащие публично-правовым субъектам и реже частным.
В зависимости от характера поручения, нотариус будет консультироваться (или распорядится о консультировании) с Кадастром, Реестрами недвижимого имущества, Реестром предприятий, Отделом регистрации населения и другими аналогичными общественными реестрами, получая в них информацию, необходимую для надлежащего выполнения поручения. Реестры для консультаций могут в некоторых случаях находиться за границей, например, если нотариус должен заверить акт, в котором принимает участие иностранная компания.
Данная информация, собранная в объеме, исключительно необходимом для выполнения нотариальных функций, при получении поручения и с последующими бухгалтерскими, налоговыми и страховыми формальностями, будет храниться в офисе в течение срока, установленного соответствующими правилами сектора (например: закон о нотариате в отношении оригиналов актов, гражданский кодекс для формальностей огласки, налоговое законодательство для выписки счетов и бухгалтерских данных, нормы по незаконному обороту денежных средств - для информации, относящейся к надлежащей проверке); без данной информации нотариус не сможет выполнить возложенное на него поручение. Данные о Вас будут получаться в каждом конкретном случае, в целях отдельных актов или единичных операций, с которыми они будут связанны в наших архивах, как бумажных, так и электронных. Для данных услуг мы пользуемся доверенными лицами, в качестве ответственных за обработку данных, которые выполняют в наших интересах поручения технического и/или организационного характера. Их список постоянно обновляется, и с ним можно легко и безвозмездно ознакомиться, попросив его у персонала нашего бюро.
Передача данных
Нотариус, в свою очередь, должен передавать определенные данные должностным лицам: это происходит только в случаях, предусмотренных Законом, и в строго установленном Законом порядке. Переданные данные будут направлены главным образом на обновление тех же государственных реестров, из которых большая часть данных, касающихся Вас и любых других заинтересованных сторон акта, была получена.
Передача данных осуществляется, главным образом, в электронной форме, посредством структурированных данных с использованием информационных и электронных инструментов, установленных в бюро; итальянские нотариусы создали специальную частную и защищенную электронную сеть, покрывающую всю страну, и эксклюзивную систему цифровой подписи, управляемую собственным Сертификационным органом для гарантии максимальной безопасности гражданам в данной области.
Например, личные данные будут переданы:
- в Налоговую инспекцию бывший регистрационный отдел (Министерство экономики и финансов) с целью налоговой регистрации договора;
- в Технический отдел, бывшее бюро регистрации недвижимого имущества и отдел кадастра (Министерство экономики и финансов) с целью внесения договора в реестр и перевода на другое имя;
- в Отдел записи актов гражданского состояния, для надлежащих формальностей (например, примечание на полях акта о заключении брака о соглашении на раздельное владение имуществом);
- в Реестр предприятий, для учреждения хозяйственных товариществ и акционерных компаний, изменений уставов и условий, уступок долей уставного капитала и подобных операций.
Архивы отдельных государственных учреждений доступны в особом порядке, регулируемом непосредственно Законом; речь идет в основном об общественных реестрах, доступных для всех.
Нотариус, в своем качестве держателя личных данных не намерен передавать Ваши личные данные в третью страну2.
Личные данные клиентов нотариального бюро также будут собираться и обрабатываться в структурированной форме для выполнения требований норм по борьбе с незаконным оборотом денежных средств и борьбы с терроризмом (Законодательный декрет 109/2007 и 231/2007, нормы применения, дополнения и поправки) и последующих обработок компетентными государственными органами.
1 Ссылка на действующие в настоящее время нормы в ожидании вступления в силу Законодательного декрета, унифицирующего Законодательный декрет № 196/2003 с G.D.P.R. (Общий регламент по защите данных)
2 Обращается особое внимание на использование сервисов облачных хранилищ, которые могут включать в себя возможность передачи данных за границу.
Особые категории личных данных
В соответствии со статьями 9 и 10 Постановления ЕС № 2016/679, Вы можете предоставить нотариусу для выполнения поручения данные, квалифицируемые как «особые категории личных данных», и, таким образом, данные, которые раскрывают «расовое или этническое происхождение, политические взгляды, религиозные или философские убеждения или членство в профсоюзе, а также генетические данные, биометрические данные, направленные на однозначное определение физического лица, данные, касающиеся здоровья или сексуальной жизни или сексуальной ориентации человека» или личные данные, касающиеся уголовных судимостей и правонарушений, требуемые законом. Эти категории данных могут обрабатываться только с Вашего свободного и отдельного согласия, выраженного в письменной форме в конце настоящего информативного документа или же, в соответствии со статьей 9, параграф 2, пункты f) и g) Постановления ЕС № 2016/679, без данной информации нотариус не сможет выполнить предоставленное ему поручение.
Наличие автоматизированного процесса принятия решений, включая профилирование
Нотариус не применяет никакого автоматизированного процесса принятия решений, включая профилирование, согласно ст. 22, параграфы 2 и 4 Постановления ЕС № 2016/679.
Неверные или устаревшие данные
У Вас есть право на доступ к своим личным данным в любое время. Также Вы можете запросить их исправление или удаление, или же ограничить относящуюся к Вам обработку, или препятствовать на законных основаниях их конкретной обработке, в дополнение к праву на перенос данных и отзыв согласия в любое время без ущерба для законности обработки, основанной на данном до отзыва согласии, и с неизменностью приведенного ниже в отношении права на удаление, Вы также имеете право подать жалобу в надзорный орган, выбранный итальянским законодательством.
Право на удаление (так называемое право на забвение)
Нотариальный акт, как и любой другой публично-правовой документ, предназначенный для государственных архивов, должен сохраняться неизменным в течение времени, в его первоначальном виде, поэтому личные данные, предоставленные для профессионального поручения, не смогут быть удалены, если они были зарегистрированы в имеющихся реестрах или актах в соответствии с Законом о нотариате (Закон 89/1913 и последующие поправки и дополнения), будучи полученными:
* для выполнения обязательства согласно закону, требующему обработки;
* при осуществлении государственных полномочий, которыми наделен держатель личных данных;
* в целях архивирования в общественных интересах;
* для выяснения, осуществления или защиты права в суде."
По той же причине любое последующее изменение содержащихся там данных не должно и не сможет привести к изменению акта, но будет задокументировано в собственном порядке. Например, перенос основного места жительства будет передан в Отдел регистрации населения, но не повлечет изменения нотариального акта. Аналогично, после завершения выплаты ипотечного займа, соответствующий акт не будет уничтожен, и не будет сделано к нему никакого примечания, но может быть сообщено в Реестр недвижимого имущества об аннулировании гарантии, которая обеспечивает задолженность, в соответствии с процедурами, предусмотренными Законом.
Однако, в случае если нотариальные акты требуют исправления из-за объективной ошибки каких-либо их элементов, исправление может быть выполнено только с помощью нового нотариального акта.
Как это указано выше, Держателем Ваших личных данных является нотариус Донателла Бономо Франколи, с бюро в Комо (пров. Комо), Вия XX Сеттембре № 36, к которому можно обращаться с любым запросом.
В знак ознакомления и принятия
Фамилия и имя:
Подпись
_____________________________________________________________________________
Я, нижеподписавшийся/шаяся, или мы, нижеподписавшиеся, в свете полученного информативного письма,
[X] даю согласие [ ]НЕ даю согласие на обработку особых категорий моих личных данных, приведенных выше в информационном письме.
Подпись
_________________________